Erfolgreiche Besucherlenkung dank digitalem Ticketing und Zutrittsmanagement: Ein Blick auf das Welterbefest auf der Mathildenhöhe
Für Veranstalter ist es eine ständige Herausforderung, Besucherströme effizient zu steuern – besonders bei stark frequentierten Events. Überfüllungen zu Spitzenzeiten, Sicherheitsanforderungen und eine ungleichmäßige Auslastung gehören zu den häufigsten Problemen, die ohne die richtigen Werkzeuge schwer zu bewältigen sind. Doch mit modernen Technologien wie digitalem Ticketing und intelligentem Zutrittsmanagement können diese Herausforderungen gezielt angegangen werden.
Ein Paradebeispiel dafür ist das Welterbefest, das vom 20. bis 22. September auf der Mathildenhöhe in Darmstadt stattfand. Hier mussten die Organisatoren nicht nur die Besucherströme der stattfindenden Führungen steuern, sondern auch die maximale Personenzahl in dem neuen Ausstellungsgebäude berücksichtigen. Die Lösung: Zeitfenstertickets und ein umfassendes digitales Zutrittsmanagement.
© Darmstadt Marketing, Rahel WelsenZeitfenstertickets: Mehr Kontrolle, weniger Überfüllung
Durch den Einsatz von Zeitfenstertickets konnten die Besucherströme optimal über den Tag verteilt werden. Anstatt die gesamte Besucherzahl auf einmal zu empfangen, wurde der Zutritt in festen Zeitfenstern organisiert. Das Ergebnis: Keine langen Warteschlangen und eine gleichmäßige Auslastung während der gesamten Veranstaltung. Besonders bei Sicherheitsanforderungen, wie der maximalen Personenzahl in bestimmten Bereichen, bewährte sich diese Methode.
QR-Codes und Livebuchungen: Flexibilität für die Besucher
Ein nützliches Tool für Vor-Ort Buchungen sind Aufsteller mit QR-Codes. Besucher, die spontan an der Veranstaltung teilnehmen wollten, können in Echtzeit verfügbare Zeitfenster buchen. Dadurch wurde die Flexibilität der Teilnehmer erhöht, ohne die Organisation der Besucherströme zu beeinträchtigen.
Auslastungsanzeige: Immer die Kontrolle behalten
Um den aktuellen Besucherstand im neuen Ausstellungsgebäude live im Blick zu behalten, haben wir die Auslastungsanzeige auf den Scannern eingesetzt. Diese Anzeige ermöglichte es den Veranstaltern, jederzeit einen Live-Überblick über die Anzahl der Personen, die entweder durch Ein- und Ausscannen gezählt oder auf Basis der durchschnittlichen Verweildauer der Besucher kalkuliert werden.
Zukunft der Besucherlenkung: Echtzeitanalyse und Datenmanagement
Ein weiterer Vorteil digitaler Systeme ist das Datenmanagement. Veranstalter haben mit Echtzeitanalysen und Live-Zahlen jederzeit den Überblick über die aktuelle Auslastung. Diese Daten helfen nicht nur, kurzfristige Entscheidungen zu treffen, sondern bieten auch wertvolle Erkenntnisse für die Planung zukünftiger Events. So lassen sich beispielsweise häufige Engpässe oder besonders gefragte Zeitfenster frühzeitig erkennen und entsprechend anpassen.
© Darmstadt Marketing, Rahel WelsenFazit: Effiziente Besucherlenkung für ein gelungenes Event
Das Beispiel des Welterbefests zeigt, wie digitales Ticketing und Zutrittsmanagement die Besucherlenkung revolutionieren können. Mit Zeitfenstertickets, QR-Codes und Auslastungsanzeigen haben Veranstalter nicht nur die Kontrolle über die Besucherströme, sondern können auch das Erlebnis der Teilnehmer verbessern und gleichzeitig die Einhaltung von Sicherheitsanforderungen garantieren.
Planen Sie ein Event und möchten Überfüllungen vermeiden, ohne dabei die Flexibilität Ihrer Besucher einzuschränken? Dann lassen Sie uns gemeinsam Ihre Besucherlenkung digital optimieren!
„…Außerdem wollte ich mich nochmal für die ganze Unterstützung in der Vorbereitung für das Welterbefest bedanken! Das Scannen und alles weiterer hat optimal funktioniert, wir sind sehr zufrieden 
DANKE!“